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EXCEL大量數據快速錄入技巧

    高考及其他許多類似工作有大量的數據需要錄入,為了便于匯總,各校必須統一格式,所以一般由上級主管部門設計好一個數據庫,再輔之以一個錄入的界面。這樣雖然操作起來非常直觀,但絲毫不能減輕數據錄入的工作量(除了自動編號之外)。仔細研究一下他們的數據庫和數據構成,我們就可以放棄那些漂亮的錄入界面,在EXCEL2000中輕松完成。

  一、表頭的設計處理

  首先要自己設計一張工作表。表頭上的表項設置,必須建立在對上級部門數據庫的認真剖析的基礎之上。如果是傳統的DBF數據庫,當然可以直接在EXCEL中進行相關操作;如果是ACCESS數據庫,經過適當處理,我們也可以在EXCEL2000中對它進行操作。實在不行,那就逐項記錄下所要錄入的數據項,自己設計一個表頭也是可以的。表頭最好用漢字注明,這樣可以避免錄入時出現張冠李戴的情形,需要時再適當調整一下就行了。

  二、“查找、替換”和“自動更正”功能的巧用

  再來分析一下這些數據:在“畢業學校”一欄,有好多個學生畢業于同一所學校,重復輸入效率肯定不高。對,有了,先自己定義幾個字符來臨時替代一下各個學校的名稱(如用“4Z”代表“棗陽市第四中學”,等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替換為“棗陽市第四中學”不就行了?

  [提示:盡量用一些簡單好記、易錄入、不會與其他內容發生混淆的字符來執行替換,不過不要光顧了簡單好記,否則,你用“4”代替“棗陽市第四中學”試試,做了“全部替換”后可別罵人喲!]

  如果你連Ctrl+H這一步也想省去,你可以試試EXCEL的“自動更正”功能。使用自動更正功能,可以簡化用戶對大量重復數據的輸入操作,例如可以將上面的“4z”定義更正為“棗陽市第四中學”,定義的方法是:

  1.從工具菜單中選擇“自動更正”,打開自動更正對話框。

    2.在“替換”框中輸入數據, 如:“4z”,在“替換為”框中輸入數據,如:“棗陽市第四中學”,單擊“添加”,再單擊 “確定”。

    之后,只需在單元格中輸入“4z”兩字,即會自動更正為“棗陽市第四中學”。

  三、輸入法的自動切換

  在輸入數據時,一張工作表中同時包含漢字、英文字母和數字,那么對于不同的單元格,輸入時不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量。只要作一下預處理,便可以使Excel對不同類型的單元格實現輸入法的自動切換。

  啟動Excel 2000,新建一工作簿,取名為“2002.xls”,右鍵單擊工作表標簽“Sheet1”,選擇“重命名”,改名為“學籍登記表”。先將小張經常使用的“智能陳橋輸入法”設為默認漢字輸入法:單擊右下角的“En”圖標,選擇“屬性”,在出現的對話框中選擇語言標簽下的“智能陳橋輸入平臺”,單擊[設為默認值]并確認。按上述設計輸入表頭內容,然后選中“姓名”、“性別”等需要輸入漢字的那些列,在菜單中依次選擇“數據→有效性→輸入法模式”選項卡,在“模式”下拉列表框中選擇“打開”,單擊[確定]按鈕(如圖1)。再選擇其他各列,同上操作步驟,調出“輸入法模式”選項卡,在“模式”下拉列表框中選擇“關閉(英文模式)”,單擊[確定]按鈕即可。
  

  經過這樣簡單的處理之后,在錄入過程中,當插入點處于不同的單元格時,Excel 2000能夠根據我們進行的設置自動在中英文輸入法間進行切換,省去了來回進行中英文切換的麻煩。

    四、不定長數據的預處理

  對于學生家庭住址這一欄,列寬該如何設置呢?太寬了會造成表格過寬左右滾動不方便,太窄又怕萬一哪個學生的地址比較長,豈不被它右邊的列給擋住了?不要緊,有兩招都是專門對付這種情況的:

  第一招、在“家庭住址”列上方單擊,選中整列,依次選擇菜單“格式→單元格→對齊”,在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復選框(如圖2),單擊[確定]按鈕,調整該列到合適的列寬。這樣如果某個同學的地址超過了單元格的寬度,Excel能夠自動縮小字符的大小把數據調整到與所設列寬一致,以使數據全部顯示在單元格中。即使以后對這些單元格的列寬進行了更改,其中的字符也可乖乖地自動增大或縮小字號,以適應新的單元格列寬。


  第二招、選中“家庭住址”列后,勾選圖2中的“自動換行”復選框后,Excel能根據列的寬度和文本內容的長度自動換行,這樣就不必瞇起眼睛去忍受那些小字了!

  五、讓EXCEL也“自動編號”

  我們都知道,EXCEL的自動填充是它的一大特色功能。利用它來進行序號的“自動編制”,簡直就像是量體裁衣一樣方便。一般自動填充的方法都是用鼠標左鍵指向填充柄,按住鼠標向下拖動完成的(填充柄是位于選定區域角上的小黑塊,將鼠標指向填充柄時,鼠標的形狀變為黑十字。拖動填充柄可以將內容復制到相鄰單元格中,或填充日期系列)。如果表格有太多的行,這種方法不便掌握拖動的距離。這里介紹一種本人摸索的更簡單的操作方法:用鼠標左鍵雙擊填充柄。一切OK!注意:這樣做有時候不能達到預期的填充效果。還必須滿足下列條件:

  1、只能縱向填充不能橫向填充。

  2、欲填充的列的左(右)相鄰列非空,且中間無間斷,否則以上填充將在間斷處停止。

  3、該方法對文本形式的序列也起作用。

    六、自動定位小數位

  因為有一大批諸如123.5之類的學生成績需要錄入,如果錄入前先進行下面的設置,將會使你的輸入速度成倍提高(可以不需要輸入小數點)。

  單擊“工具”→“選項”→“編輯”選項卡,選中“自動設置小數點”復選框,在“位數”微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點右面的位數。在此,我們鍵入“1”(如圖3)。單擊“確定”按鈕。

  現在,在工作表的某單元格中鍵入“1235”,則在你按了回車鍵之后,該單元格的數字自動變為“123.5”。方便多了吧!此時如果你在單元格中鍵入的是“89”,則在你結束輸入之后,該單元格中的數字自動變為“89.0”。  

  另外,如果你在“位數”框中輸入一個負數,比如“-1”,則Excel將在輸入的數字后自動添上兩個“0”。如果要暫時取消在“自動設置小數點”功能中設置的選項,可以在輸入的數據中自帶小數點。利用Excel的“自動設置小數點”的功能,對于大量帶有固定小數位的數字,或帶有固定位數的以“0”字符串結尾的數字的輸入,將大大提高編輯速度。

  七、讓表格個性化

  為了提高工作效率,越干越起勁,同時好為了避免錄入時間過長后出現差錯。選中整個工作表,單擊格式菜單下的“自動套用格式……”,出現“自動套用格式”對話框,選擇一種比較你所喜歡的方案,單擊[選項]按鈕,展開對話框下部的“應用格式種類”選項框,為了保持前面的諸多設置,必須去掉“數字”、“對齊”、“邊框”等復選項前的選擇,只復選“字體”和“圖案”兩項,[確定]后完成設置。

  [提示:在表格中,給單元格加上不同的顏色和底紋可以增強數據輸入時的直觀感覺,但在黑白打印時如果連顏色和底紋都打出來,表格的可視性就大打折扣了,因此用戶希望在數據處理時色彩繽紛,打印時仍舊是普通的白紙黑字。可以在“文件”菜單中選擇“頁面設置→工作表→打印→單元格單色打印”,這樣打印的表格就是普通的黑白表格了。]

  一切準備就緒,下面就可以開始錄入了。

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