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Word XP運用技巧大派送

  A、字體的無級縮放技巧

  在Word XP中,我們要縮放文字的大小,可以通過工具欄上的字號列表選取。但這種方式是有其局限性的,中文字體只能在初號到八號之間選取,英文字體的磅值也僅限于5 磅道72磅之間取舍,不能滿足我們打印超大字體的要求。

  難道號稱全球字處理霸王的 Word XP就如此的“弱智”,令人失望了嗎?NO!

  讓我們打開“工具自定義”,選取 “命令”項,在類別列表框中選取“所有命令”,在其右邊列表框中找到 “ShrinkFont”和“GrowFont”命令,將其拖放在Word XP工具欄上,這兩個命令既是文字的大小的無級縮放命令,前一個是以當前設置值的10%縮小所選文字的字號,后一 個是以當前設置值的10%增大所選文字的字號。

  你還可以把“ShrinkFont one point” 和“GrowFont one point”這兩項命令也拖放在Word XP工具欄上,它們執行的命令分 別是將所選文字減小一磅和增大一磅。如果你不愿意添加上述按鈕,可以使用如下快捷 鍵。放大字體:“Ctri+]”或者“Ctrl+>”;縮小字體:“Ctrl+[”或者“Ctrl+<”。

  B、在文檔中插入圖標

  俗話說:“說一百句,不如畫上一筆。”在文檔中加上一個圖標,不但可以形象的說明 問題,而且能夠使文章圖文并茂、生動燦爛(編輯老爺也喜歡嘛,我們這些在他老人家 手中討飯吃的可憐作者,還是盡量討他的歡心為妙哦)!做法是:執行“插入對 象”,打開對話框,將“顯示為圖標”打鉤,然后在“對象類別”列標框中選取所需, 確定即可。如不滿意圖標的樣式,單擊“更改圖標”鍵吧。

  C、用圖片替換文字的技巧

  用一段文字替換另一段文字,其方法大家都懂,我這里就不再贅述啦(以免編輯老爺懷 疑我有故意灌水騙取稿酬之嫌),我這里介紹的是用圖片替換文字的技巧,你以前沒試 過吧?因為你無法在“替換為”框中輸入圖片,現在我告訴你方法。

  首先把圖片復制到 剪貼板中,然后打開替換對話框,在“查找內容”框中輸入將被替換的文字,接著在 “替換為”框中輸入“^c”(注意:輸入的一定要是半角字符,c要小寫),單擊替換 即可。“^c”的意思就是指令Word XP以剪貼板中的內容替換“查找內容”框中的內 容。按此原理,“^c”還可替換包括回車符在內的大段文本。

  D、備份個性化設置

  Word XP自帶有一個備份個性化設置的工具。打開開始菜單,指向“Microsoft Office toolsSave My Settings Wizard”單擊,將出現個性設置對話框,按提示作就行啦, 可以備份到任何地方。提示:備份個性化設置時要先關閉Word XP,否則不成功。

  題外話:對初學者而言,在進行個性化設置時容易把菜單搞亂,甚至誤操作導致菜單全 部失蹤,這時可按“F1”鍵幫助恢復。還可以打開“工具選項保存”對話框,在“提 示保存Normal模塊”上打鉤,這樣,每當菜單欄工具欄有任何細小的改動,Word XP在 關閉時就會自動彈出警示框預告:“所作修改會影響共用模板:Normal。是否保存所作 修改?”你自己看作辦吧。

  E、替換特殊格式的字體技巧

  如果要將全文中的某個詞或者字替換為統一的格式,比如將“Word XP”改為紅色、斜 體、下劃線,一個一個的改當然費時費力。我有辦法一下搞定,其方法如下:打開替換 對話框,在“查找內容”中輸入“Word XP”(實際輸入時不帶引號),在“替換為” 中同樣輸入“Word XP”(同上),然后打擊“高級”選項,打開“格式”菜單,將字 體設置為紅色、斜體、下劃線,單擊“全部替換”。

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  F、妙用通配符替換文件

  如果要將全文引號中的內容設置為統一的格式,而引號中的內容又不一致,就需要我們 使用通配符。通配符有兩個:“*”號和“?”號。“*”表示多個字符,“?”表示一 個字符。操作方法如下:打開替換對話框,在“使用通配符”前打鉤,在“查找內容” 中輸入通配符,在“替換為”中用鼠標點一下,什么也不輸入,直接打開“高級”選 項,設置好格式后全部替換

  G、將文字快速轉換為圖片

  如果你發Email給海外的親友,但對方計算機又沒有中文系統,無法進行漢字瀏覽,是 不是很掃興呢?別遺憾,我有辦法,其實我們只要把文字轉換為圖片,就會保持文檔格 式的原貌,這樣,你的海外親友就能讀到祖國的語言啦。將文字快速轉換為圖片并不需 要專門的圖形編輯器,Word XP一樣可以做到。

  方法如下:首先,將編輯的文件存為doc 格式,然后將其關閉。再在Word XP中新建一個文件,打開資源管理器,把剛才存盤的 那個文件拖到新建的文件中,你會發現,你看見的雖然是文字,但Word XP已經把它轉 換成圖片啦。用Email發送給你的海外親友吧。

  H、不經過剪貼板復制文件

  我們都知道用剪貼板來復制文件,你知不知道還可以用Ctrl鍵加鼠標拖曳而且不經過剪 貼板也能達到復制的目的呢?

  方法是:用鼠標選中復制的對象(包括文字和圖片),按住Ctrl鍵的同時用鼠標左鍵把對象拖曳至目的地即可。該方法簡單易行,堪稱復制的快 捷方式,而且不經過剪貼板,對于內存小的機子,是不是可以減輕一點負荷呢?

  I、自動滾屏功能

  如果我們讀一篇長文件,一頁一頁的“PageDown”太不方便啦。其實Word XP內置有自動滾屏的功能,只是默認值下系統并未顯示在工具欄上,需要我們手動添加。方法是: 打開“自定義命令”,在類型中單擊“工具”,在其右邊的命令列表中找到“自動滾 動”項,拖至工具欄即可。使用時只要輕輕一點,即可實現屏幕平滑滾動, 可上滾也可下滾,還可以調節滾屏的速度,爽吧?不比任何專業的讀書軟件差哦。若想停止滾 屏,單擊一下鼠標就可關閉自動滾屏功能。方便吧?

  (經驗提示:把字放大些讀,簡直爽之極矣哉!)

  J、快速創建和撤銷上、下標

  我們一般創建和撤銷上、下標的方法是通過點擊工具欄上的上、下標按鈕,其實他們都 有快捷鍵可用,掌握和使用它們,讓我們的工作更省時。創建上標:“Ctrl+加號”, 再按一次即撤銷。創建下標:“Ctrl+減號”,再按一次即撤銷。

  K、快速把文本升為標題

  將光標置于需要升為標題的文本所在行,按下“Alt+Shift+?”組合鍵,可將文本快速升為標題,且樣式為1,按“Alt+Shift+à” 組合鍵,可將標題逐漸降為2、3……9。

  L、快速插入特定的文字

  我們經常會在稿件的后面添上自己的通訊地址和Email,方便報社準確無誤的寄稿酬(這一點相當的重要哦)!但次次都要一個字一個字的敲入,是不是很麻煩呢?

  其實我們可以把它制作成一個按鈕放在工具欄里,需要使用鼠標一點即可。方法是:在“自動 圖文集”中添加一項“通訊地址”(包括Emai),然后打開“自定義”對話框,選取 “命令”選項,在“類型”列表框中單擊“自動圖文集”,在右邊命令框中找到剛才添 加的“通訊地址”項,將其拖放到工具欄即可。

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  M、快速還原圖形尺寸

  有時我們會在文檔中放置一些圖片,并作適當的修改,如果修改得不滿意,想還原后重新來過,可按住Ctrl鍵,用鼠標雙擊該圖片,即可快速還原原來的尺寸。

  N、快速重復輸入字符

  要想重復最后一步操作,可按“F4”鍵。特別是用于重復輸入某個字符,非常有用。比如我們要輸入“咚咚咚咚咚咚”一組象聲詞,在輸入第一個“咚”以后,按下F4鍵,將在光標所在處重復輸入又一個“咚”,連續不斷的按,將連續不斷的輸入“咚”。如果 你想重復復制大段大段的文件,按“F4”是絕佳的選擇!

  O、快速取消項目編號格式

  當我們在文檔中輸入了項目編號1,回車之后Word XP會自動為我們生成項目編號2、3、4……如果我們想取消這些項目編號,一般的方法比較繁瑣,

  我有一簡便法子:將文檔全選,然后剪切,再粘貼回去,在Word XP中的智能標記中選“僅保留文本”格式,即 可快速取消項目編號。

  P、快速選定字符塊

  在文件左邊空白處:單擊鼠標可以選定一行文字;雙擊則選定整個段落;按住Ctrl單擊 鼠標,選定全文。

  在文檔中:雙擊鼠標選定詞組;三擊鼠標選定段落;按住Ctrl單擊鼠標,選定一個句 子。

  Q、快速插入當前日期和時間

  一般情況下我們要在文檔中插入日期和時間,所用的方法是打開菜單欄的“插入”下拉菜單,選取“日期與時間”獲得。現在你可以使用以下這兩個組合鍵快速插入啦,插入日期:“Alt+Shift+D”鍵;插入時間:“Alt+Shift+T”鍵。

  R、快速切換文檔

  Word XP允許我們打開多個文檔進行編輯,每個文檔都會在任務欄上顯示一個圖標,方 便我們在各文檔中進行切換。事實上這種切換方式并不方便,如果在工具欄上有切換文檔的按鈕那就太好啦。那就跟著我添加吧。打開“工具自定義命令”,在類別列表中 選取“所有命令”,然后在右邊的命令框中找到“NewWindow”和“PrevWindow”兩個命令,將其拖放在工具欄上,這兩個命令將分別顯示為“下一窗口”和“上一窗口”兩個按鈕,其功能就是向前和向后切換文檔,與IE的“前進”和“后退”方式一模一樣, 而且可以循環切換啰。

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  S、一次選取數個圖片

  如果我們要在文檔中插入數個圖片,不必一個一個的選取,可以按住Shift鍵的同時用鼠標逐個點擊要添加的圖片,然后“插入”即可。

  T、快速畫出水平線

  打開“工具自動更正鍵入時自動套用格式”,在列表中找到“連字符替換為長劃線” 并打鉤,然后確定。使用時,只要輸入三個連字符(包括:#、&、*、-、=、——等 等)回車,系統就會自動生成一行水平線。

  U、快速計算表格中的數據

  雖然在OFFICE套件中電子表格用EXECL更方便,但有時一些不是很復雜的表格其實并沒有必要去啟動龐大的EXECL,在WORD中就有一些基本的表格計算功能。

  直接在要計算的表格欄中選擇表格中的公式命令,然后輸入公式就可以了。假如,如果要計算一行的數據之和,直接使用公式"=SUM(LEFT)"就可以直接計算。

  但在WORD中有一個小問題,就是不能用一個公式計算很多行的數值,此時有一個好的方法就是,先將"=SUM(LEFT)"公式復制一下,然后在要計算的表格欄內按CTRL+F9,此時出現{ }標志,此時就處在輸入公式的狀態,按CTRL+C將公式粘貼進來,依次類推,很快就可以將要計算的表格單位全部打上公式,此時選中整個表格,按F9,就可以通過公式算出所要的數值。值得注意的是,在EXECL中,如果表格中的源數據出現變化,結果是及時更新的,而在WORD中源數據變化,結果是不會自動更新的,要重新選擇整個表格,然后按F9更新所選域數據才會更新。

  V、快速生成編號

  在實現應用中,有時會出現需要打印很多編號的工作,雖然用程序或者一些其它的方法可以生成,但總的來說對一些不懂編程的人很麻煩。其實直接用WORD可以很方便的生產編號。如現在我們要產生1-4000的一個編號,首先在WORD中使用表格菜單中的插入表格在選項卡中輸入需要的行和列,此時我們輸入20和200,如果要打印成一列,最好選擇1和4000。

  此時生成了一個有4000個單元格的表格,選中整個表格,然后選擇格式菜單中的項目符號和編號,選擇第二項編號欄,根據自己的需要選擇一種編號形式,此時電腦自動生成編號,可能需要一段時間,如筆者的P3 733,128M內存的機子也需要10幾秒,大家千萬不要以為死機了。生成編號后,選中整個表格,用CTRL+X剪切,然后使用選擇性粘貼,選用無文本格式,此時會直接粘貼上編號而不會出現表格,然后根據自己的需要進行適當的調整就行了。

  W、刪除一些第三方軟件加上的菜單欄

  有一些第三方軟件安裝后會在WORD中添加一些快捷菜單欄,如金山快譯2002,而且此菜單欄不能關閉,這次關了,下次重新啟動WORD時又會自動打開,這對一些用不上這個功能的人來說非常討厭。現在有辦法了,只要打開注冊表進入[HKEY_CURRENT_USER SoftwareMicrosoft OfficeWordAddins]中,將WordAddIn.KSWordAddIn.1子項全部刪除(刪除前先備個份,以免后悔)。這樣再啟動WORD時就不會出現這個討厭的菜單欄了。

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